Les codes analytiques

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Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d’écriture, vous pourrez également l’affecter à un code analytique.

Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique.

Vous pouvez choisir d’afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l’option correspondante.

Créer un code analytique

1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.

2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l’intitulé.

3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L’onglet Répartition est alors visible.

La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans la version Evolution de Ciel

Compta.

4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L’onglet Budget est alors visible.

Onglet Répartition

Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.

Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d’exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d’éléments de répartition.

Exemple

Les charges de fonctionnement d’une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante :

• 20% à l’administration,

• 35% au service après-vente,

• 45% au service commercial.

Pour répartir les charges entre ces 3 départements, vous devez au préalable créer un code analytique pour chaque département. Dans cet exemple, les codes sont ADM (Administration), AP (Après-vente), COM (Commercial). Ces codes sont alors au niveau 2 de la répartition.

Ensuite, le budget attribué au département Administration est réparti entre le service Paye et le service Comptabilité. Les codes analytiques de ces services sont également à créer ; par exemple Paye, Compta ; et constitueront le niveau 3 de la répartition.

Établir une répartition (niveau 2)

1. Cliquez sur le bouton .

2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le code analytique à intégrer dans la répartition. Si ce code n’existe pas, cliquez sur le bouton [Créer].

3. Cliquez sur le bouton [OK].

Les codes analytiques que vous ajoutez sont de niveau 2 dans la répartition, ce qui est indiqué dans la colonne Niveau.

4. Saisissez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante.

5. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie.

6. Faites de même pour tous les autres codes analytiques. Le total de la répartition doit être égal à 100%.

Établir une sous-répartition (niveau 3)

Vous pouvez répartir le budget à un 3ème niveau, c’est-à-dire faire une sous-répartition.

1. Sélectionnez le code analytique de niveau 2 et cliquez sur le bouton .

2. Choisissez le code analytique de la répartition de niveau 3 et cliquez sur le bouton [OK].

3. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante.

4. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie.

5. Faites de même pour les autres codes analytiques de niveau 3. Le total de la répartition doit être égal à 100%.

Contrôler le total des répartitions

Les répartitions devant être égales à 100%, vous pouvez contrôler vos totaux sans avoir à les calculer par vous-même.

• Cliquez sur le bouton . Un message vous informe si la répartition est égale à 100% ou non.

Si ça n’est pas le cas, il vous est indiqué le niveau où la répartition n’est pas équilibrée.

Équilibrer les répartitions

Si une répartition n’est pas égale à 100%, vous pouvez recalculer le pourcentage d’un code analytique sans avoir à saisir sa valeur par vous-même.

1. Sélectionnez le code analytique pour lequel le pourcentage de répartition est inexact.

2. Cliquez sur le bouton . Le pourcentage a changé automatiquement et la répartition est égale à 100%.

Onglet Budget

Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.

* Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche <Entrée> ou <Tabulation>.

• Pour afficher les budgets de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l’exercice N-

1 dans les préférences comptables du dossier.

Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l’écart et le pourcentage d’atteinte du montant budgété.

• Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé, dans les préférences comptables du dos- sier.

Onglet Cumuls

Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l’ensemble des écritures sur le mois.

• Pour afficher les cumuls de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l’exercice N-1

dans les préférences comptables du dossier.

Onglet Soldes validés

Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.

Graphique

La visualisation graphique montre l’évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1.

Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.

• Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la fenêtre.

* Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un code et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active.

Modifier un code analytique

1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .

2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].

Supprimer un code analytique

Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .