Devis

) Menu LISTES – commande DEVIS

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Cette liste répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, transférer ou accepter un devis.

Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis.

Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre.

Préparer un devis

Voir Préparer un devis : saisie standard, page 80.

Modifier un devis

1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL).

La fenêtre Devis s’affiche.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur [OK].

Supprimer un devis

Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n’ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être supprimés à tout moment.

1. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste.

2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL).

Consulter l’aperçu d’un devis

Le bouton vous permet d’afficher le devis tel qu’il s’imprimera sur papier selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu OUTILS – commande OPTIONS puis ETATS PARAMÉTRABLES).

1. Pour consulter l’aperçu d’un devis, sélectionnez-le dans la liste.

2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].

Une fenêtre affiche l’aperçu avant impression.

3. Utilisez :

• le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de l’état,

• le bouton et son menu déroulant pour envoyer le devis par mail,

• le bouton pour visualiser l’état au format pdf.

Imprimer un devis

Pour imprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .

La fenêtre Mise en page s’affiche pour définir le format d’impression. Voir Mise en page, page 29.

Accepter un devis

Cette commande vous permet d’enchaîner :

• le transfert du devis en facture,

• la validation de la facture ainsi créée,

• son règlement,

• et son impression.

1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à accepter puis cliquez sur le bouton . Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer.

2. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas.

La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu OUTILS – commande OPTIONS puis ETATS PARAMÉTRABLES).

Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des FACTURES du menu LISTES.

* La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.

De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des RÈGLEMENTS du menu

LISTES.

Transférer un devis en facture

Cette commande vous permet de générer une facture à partir d’un devis, vous évitant ainsi une double saisie.

1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à transférer puis cliquez sur le bouton

.

Un message vous demande de confirmer ce traitement.

2. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas.

Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture s’affiche.

3. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement.

4. Cliquez sur [OK] pour valider la création de la facture.

Vous pouvez consulter la facture dans la liste des FACTURES du menu LISTES.

Envoyer un devis par e-mail

Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.

* Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem.

Envoyer un devis par mail suite à sa création

1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouveau devis.

Une nouvelle fenêtre confirme l’enregistrement du devis et vous propose d’effectuer différents traitements.

2. Cochez l’option Envoyer le devis par e-mail.

Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message.

3. L’adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du des- tinataire. Vous pouvez la modifier.

Si aucune adresse e-mail n’est définie, la zone reste vide. Vous devez alors saisir l’adresse.

4. Envoyez votre e-mail comme à l’accoutumée.

Envoyer un devis par mail à partir de la liste des devis

1. Dans la liste des DEVIS, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par mail.

2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande

Envoyer par email.

Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message.

3. L’adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du des- tinataire. Vous pouvez la modifier.

Si aucune adresse e-mail n’est définie, la zone reste vide. Vous devez alors saisir l’adresse.

4. Envoyez votre e-mail comme à l’accoutumée.

Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel ™

Pour exporter les données d’une liste (clients, contacts, devis, factures, avoirs, modes de paiement, taux de tva, etc.) vers Word ou Excel, sélectionnez les éléments de la liste à exporter puis activez la commande OFFICE du menu CONTEXTUEL.

1. Choisissez la commande de votre choix :

• Exporter la sélection vers Word

ou

• Exporter la sélection vers Excel.

2. L’application concernée s’ouvre et affiche les données exportées.

* La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.).