Préparer un devis : saisie standard

) Menu RELATIONS CLIENTS – commande PRÉPARER UN DEVIS

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* Si vous avez à créer un devis proche d’un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant dans la liste des devis et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL (clic droit).

À l’appel de la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche la liste des clients et prospects existants.

1. Sélectionnez celui auquel est adressé le devis.

2. Cliquez sur le bouton [OK].

Si vous n’avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect

1. Cliquez sur le bouton .

La fenêtre de création d’une fiche client/tiers s’affiche. Voir Créer une fiche client, page 50.

2. Renseignez-la puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouveau devis s’affiche.

Renseignez l’en-tête du devis

Informations pièce et règlement

Le Numéro de pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l’onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.

La date de travail est proposée comme Date du devis. Vous pouvez la modifier en utilisant les icones du calendrier situés en fin de zone.

1. Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant.

2. Saisissez la Date de validité. Celle-ci correspond à la durée de validité du devis.

3. Dans la zone Statut, sélectionnez le statut du devis : en cours, accepté, refusé ou à réviser. Si le logiciel ne propose pas le statut que vous voulez attribuer, vous pouvez le créer. Pour cela, faites un clic-droit dans la zone et choisissez la commande CRÉER. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom du statut et cliquez sur le bouton [OK].

La commande AUTRES LISTES du menu LISTES vous permet également de créer des statuts pour les devis.

Informations client/prospect

Le Code du client s’affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète.

• Vous pouvez modifier ces informations.

Si vous n’avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l’aide de l’icone d’appel de liste situé en fin de zone.

• Dans la zone Nom, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la

pièce, le logiciel vous demandera de le créer.

Saisissez les articles dans le corps du devis

Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis.

La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie.

Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes :

1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l’aide de l’icone d’appel de liste qui s’affiche automatique- ment lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom.

Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.

2. Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas la zone Code article puis dans la zone Descrip- tion article, saisissez votre description.

Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 56.

3. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée> pour passer à la zone suivante.

Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC, Unité sont renseignées par les informations définies dans la fiche article.

4. Modifiez les valeurs des zones souhaitées.

5. Saisissez la quantité d’articles dans la zone Quantité (par défaut à 1).

6. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée>.

Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées.

Vos nouvelles valeurs peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. La fiche de l’article est alors actualisée.

Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants présentés dans le pied du devis est calculé.

Complétez et vérifiez les données du pied du devis

Facturer en TTC

Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT.

Eco-participations

Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l’éco-participation s’affiche à titre informatif.

* Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS – commande ÉTATS ET STATISTIQUES – icone ÉTATS DEVIS/FACTURES.

Saisie d’une remise globale

Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement.

Saisie d’un acompte

Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte.

Les autres zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis.

Enregistrer le devis

1. Une fois toutes les informations définies, validez le devis en cliquant sur le bouton [OK].

2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 22.

Traitements proposés après la création du devis

Une nouvelle fenêtre confirme l’enregistrement du devis et vous propose d’effectuer différents traitements.

1. Sélectionnez les traitements que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix.

2. Cliquez sur le bouton [Plus tard] si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés.

Imprimer le devis

Le devis sera imprimé selon le modèle défini Par défaut dans les états paramétrables (menu OUTILS – commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).

Par la suite, vous pourrez imprimer les devis à partir de la liste des devis, bouton .

Envoyer le devis par e-mail

Cette option vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.

* Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem.

Le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message.

L’adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire.

3. Vous pouvez la modifier cette adresse e-mail si vous le souhaitez.

Si aucune adresse e-mail n’est définie, la zone reste vide. Vous devez alors saisir l’adresse.

4. Envoyez votre e-mail comme à l’accoutumée.

Consulter l’aperçu du devis

Cette option vous permet d’afficher le devis tel qu’il s’imprimera sur papier selon le modèle défini Par défaut dans les états paramétrables (menu OUTILS – commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).

Une fenêtre affiche l’aperçu avant impression. Utilisez :

• le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de l’état,

• le bouton et son menu déroulant pour envoyer le devis par mail,

• le bouton pour visualiser l’état au format pdf.

* Si vous consultez le devis à l’écran, il n’est pas nécessaire de cocher l’option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu.