Le contenu du dossier type

Le contenu d’un dossier type comporte des objets non paramétrables : la balance, les feuilles maîtresses, les détails de comptes et le tableau d’impact. Ce sous-menu n’est pas consacré à ce type d’objet, dans la mesure où il permet à l’utilisateur d’accéder aux objets paramétrables par l’utilisateur :

§ documents externes ;

§ feuilles tableur et texte ;

§ questionnaires standards ;

§ questionnaires historiques ;

§ questionnaires de programmes de contrôles ;

§ liste des alertes ;

§ liste des éditions en rapport avec les zones mémoire ;

§ liste des séries de calculs automatiques ;

§ liste des schémas d’éditions des détails de comptes. L’utilisateur peut :

§ saisir des éléments spécifiques au dossier ;

§ cloner une feuille tableur ou texte ;

§ cloner un questionnaire ;

§ cloner un programme de contrôles.

7.2.4.1. Les documents externes

Le document externe est un document collecté par l’utilisateur dans le courant de la mission : pièce justificative, contrat, article de presse, etc. La création du document externe permet :

§ de lui donner une existence dans la mission. Il en résulte la possibilité de l’attacher à une rubrique, d’y adjoindre une page de garde, et de le viser en lui donnant une date de mise à jour.

§ à l’utilisateur un point d’accroche pour associer à la rubrique du document externe une image (scannée ou photographiée) ou un fichier fourni par l’entreprise.

Il est possible de créer un document externe dans le courant de la mission. La différence est qu’en le créant dans le menu de paramétrage, il est possible d’associer des critères déclenchants à ce document.

7.2.4.2. Les feuilles tableur ou texte

Ce menu permet de gérer la liste des feuilles de traitement de texte et des feuilles tableur :

§ créer ou modifier des feuilles de traitement de texte et des feuilles tableur, la création de nouvelles feuilles pouvant être effectuée par création ou par clonage de feuilles existantes.

§ associer aux feuilles un critère déclenchant (mot déclenchant et fourchette déclenchante) et un questionnaire standard.

Il est possible de créer un document externe dans le courant de la mission. La différence ici, est qu’en le créant dans le menu de paramétrage, il est possible d’associer des critères déclenchants à ce document.

7.2.4.3. Les questionnaires standard

Le questionnaire standard permet d’établir la plupart des questionnaires et des listes ou programmes de contrôles contenus par un dossier type. Ses principales caractéristiques sont les suivantes :

§ comporte entre 2 et 4 colonnes ;

§ la première colonne permet d’entrer le texte de la question, de la liste ou du questionnaire ;

§ la deuxième colonne offre à l’utilisateur la possibilité de paramétrer une combo box contenant une réponse normée pour l’ensemble du questionnaire. Ainsi, à titre d’exemple, l’utilisateur peut prévoir que chaque question du questionnaire ouvre le choix entre trois réponses : « NON », « OUI » ou « N/A ». L’utilisateur a également la possibilité de prévoir dans la deuxième colonne :

– une combo box par question ;

– une identification de la zone réponse à une zone mémoire : si la zone mémoire a déjà un contenu, celui-ci apparaîtra dans la zone réponse du questionnaire. Dans tous les cas de figure, la réponse de l’utilisateur aura pour effet de remplir ou de modifier le contenu de la zone mémoire ;

– le questionnaire peut être associé à un mot déclenchant ou à une fourchette déclenchante et classé dans une catégorie de questionnaires.

Ce sous-menu permet à l’utilisateur de gérer la liste des questionnaires standard :

§ créer un nouveau questionnaire standard ou supprimer un questionnaire existant ;

§ saisir ou modifier les éléments caractéristiques de ce type de questionnaire.

a. liste des questionnaires standard

Un double-clic sur le menu Liste des questionnaires standard

permet d’accéder à tous les

questionnaires standard. En double-cliquant sur le libellé d’un questionnaire, on accède aux paramètres de définition du questionnaire (libellé, base de données interne, nombre de colonne, libellé des colonnes, type et choix multiple). Il n’est pas possible de modifier les paramètres de ce questionnaire.

Il est possible d’accéder à la liste des questions en cliquant sur créer ou supprimer des questions :

. A ce niveau, il est possible de

§ pour supprimer une question, sélectionner la question et cliquer sur (un message demande confirmation de la suppression) ;

§ pour créer une question, cliquer sur . Remplir les champs et valider :

§ Numéro de la question (saisie obligatoire) ;

§ Libellé de la question (saisie obligatoire) ;

§ Base de données interne (saisie facultative) ;

§ Zone mémoire associée (saisie facultative) ;

§ Réponses possibles par défaut (saisie facultative) ;

§ Réponse test (saisie facultative) ;

§ Message associé (saisie facultative) ;

§ Zone titre (saisie facultative) ;

§ Critères déclenchants avec OU/ET (saisie facultative) ;

§ Fourchette déclenchante (saisie facultative) ;

b. Création d’un questionnaire standard

Pour créer un questionnaire standard, il suffit, après avoir accéder à la liste des questionnaires existants, de cliquer sur .

Pour ce nouveau questionnaire, entrer :

§ libellé du questionnaire (saisie obligatoire) ;

§ base de données interne (saisie facultative) ;

§ nombre de colonnes du questionnaire y compris la colonne du libellé (saisie obligatoire) ;

§ libellés des colonnes autres que celle du libellé (saisie obligatoire) ;

Les libellés des colonnes doivent correspondre à une ligne chacun. Si le nombre de colonnes du questionnaire que l’utilisateur a choisi est 3, alors il n’y aura que 2 libellés de colonnes à définir.

§ choix multiple (saisie facultative) : saisir les différentes réponses possibles aux questions si ce ne sont pas des questions libres ;

§ type de questionnaire (saisie obligatoire) : le questionnaire peut faire partie des diligences ou bien être autre que diligences.

Ces paramètres définis, cliquer sur pour créer les questions associées et remplir les informations demandées.

7.2.4.4. Les questionnaires historiques

Le questionnaire historique est formé d’une succession d’enregistrements réalisés par l’utilisateur dans les menus classiques. En mode Paramétrage, il est possible de définir le cadre de saisie qui sera mis à la disposition de l’utilisateur dans les menus classiques mais en aucun cas le contenu du questionnaire. Le questionnaire historique diffère du questionnaire standard dont les questions sont en partie préparées dans ce menu de paramétrage.

Deux choix de paramétrages sont possibles :

§ selon le caractère numérique ou chronologique de la première colonne du questionnaire : date (par exemple, résumé de procès verbaux) ou nombre (par exemple, liste de dirigeants) ;

§ selon la présence ou non d’une zone de commentaire long. Dans ce cas, le questionnaire ne pourra pas compter plus de 6 colonnes en plus de la zone de commentaire long. Un questionnaire sans zone de commentaire long pourra compter jusqu’à 12 colonnes.

Le questionnaire historique permet à l’utilisateur de paramétrer le contenu de toutes les colonnes du questionnaire, à l’exception de la première et de la zone éventuelle de commentaire long, qui a forcément un caractère alphanumérique et de faire du tri et de l’édition.

7.2.4.5. Les questionnaires de programmes de contrôles

Ce questionnaire permet d’établir la plupart des programmes de contrôle contenus par un dossier type. Ses caractéristiques sont les suivantes :

§ il comporte entre deux et quatre colonnes ;

§ la première colonne permet d’entrer le texte de la question, de la liste ou du questionnaire ;

§ la deuxième colonne offre à l’utilisateur la possibilité de paramétrer une combo box contenant une réponse normée pour l’ensemble du questionnaire. Ainsi, à titre d’exemple, l’utilisateur peut prévoir que chaque question du questionnaire ouvre le choix entre trois réponses : « NON », « OUI » ou « N/A ». L’utilisateur a également la possibilité de prévoir dans la deuxième colonne :

– une combo box, non pour l’ensemble du questionnaire, mais question par question ;

– une identification de la zone réponse à une zone mémoire, ce qui aura la conséquence suivante : si la zone mémoire a déjà un contenu, celui-ci apparaîtra dans la zone réponse du questionnaire. Dans tous les cas de figure, la réponse de l’utilisateur aura pour effet de remplir ou de modifier le contenu de la zone mémoire ;

§ le questionnaire peut être associé à un mot déclenchant ou à une fourchette déclenchante et classé dans une catégorie de questionnaires.

Ce sous-menu permet à l’utilisateur de gérer la liste des questionnaires de programmes de contrôles :

§ créer un nouveau questionnaire ou supprimer un questionnaire existant ;

§ saisir ou modifier les éléments caractéristiques de ce type de questionnaire