Agenda/Planning

) Menu RELATIONS CLIENTS – commande AGENDA/PLANNING

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Cette fonction vous permet de tenir un agenda. Vous pouvez ainsi consulter, enregistrer, modifier, supprimer une tâche, un rendez-vous ou un événement.

L’affichage

Vous pouvez choisir l’affichage de l’agenda : Jour, Semaine, Mois, Liste.

Les menus déroulant Statuts, Type affiché (affichage Liste) et Période (affichage Liste) vous permettent d’effectuer des sélections selon vos besoins. Vous pouvez par exemple afficher :

• uniquement les tâches en cours ou celles qui sont à effectuer,

• uniquement les tâches ou uniquement les rendez-vous,

• la période de votre choix (aujourd’hui, demain, cette semaine, ce mois, etc.).

Créer une tâche, un rendez-vous ou un événement

Quelques définitions

Une tâche est une activité personnelle ou professionnelle dont vous souhaitez assurer le suivi jusqu’à sa réalisation.

Un rendez-vous est une activité pour laquelle vous bloquez un créneau horaire dans votre calendrier. Un événement est une activité qui dure au moins une journée entière.

1. Pour enregistrer une nouvelle Tâche, un nouveau Rendez-vous ou un nouvel Evénement, cliquez sur le bouton .

2. Choisissez l’élément à créer.

Une nouvelle fenêtre s’affiche. Vous n’avez plus qu’à saisir les différentes caractéristiques de l’opération à enregistrer.

• Pour un rendez-vous, indiquez la date, l’heure et la durée du rendez-vous.

Le bouton ouvre l’Assistant Rendez-vous qui vous indique vos disponi- bilités.

Voir L’assistant rendez-vous, page 100.

• Pour une tâche, précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons ou .

• Pour un événement, indiquez la date ou l’intervalle de date (Du…au).

3. Saisissez dans la zone Description l’intitulé de la tâche, du rendez-vous ou de l’événement.

4. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.).

Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER.

5. Indiquez le lieu du rendez-vous, de la tâche ou de l’événement.

• Le bouton Liste vous permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie.

• Le bouton Gomme efface la valeur indiquée.

6. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche, du rendez-vous ou de l’événement.

7. Cochez la case Active pour signaler que l’alerte est activée.

La date et l’heure de l’alerte sont alors rappelées au bas de la fenêtre.

8. Précisez le jour et l’heure à laquelle vous souhaitez être rappelé.

9. Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre.

10.Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre saisie.

L’assistant rendez-vous

Cet assistant vous permet de sélectionner des dates de rendez-vous selon les dates disponibles dans votre agenda.

Vous pouvez préciser des critères de recherche de dates :

1. Indiquez la durée du rendez-vous.

2. Précisez les créneaux horaires possibles dans les zones de…à.

3. Définissez un délais entre chaque rendez-vous.

4. Cochez ensuite les jours envisageables.

5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Le bouton vous permet de revenir aux critères définis par défaut.

Modifier une tâche, un rendez-vous ou un événement

1. Pour modifier une Tâche, un Rendez-vous, un Evénement, sélectionnez-le dans la liste (affichage Liste).

2. Cliquez sur le bouton [Modifier].

La fenêtre correspondant à l’élément sélectionné s’affiche.

3. Effectuez vos modifications.

4. Cliquez sur [OK].

Supprimer une tâche, un rendez-vous ou un événement

1. Pour supprimer une Tâche, un Rendez-vous, un Evénement, sélectionnez-le dans la liste (affichage

Liste).

2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].

Un message vous demande de confirmer la suppression de l’élément.

3. Cliquez sur le bouton [Oui].

Dupliquer une tâche, un rendez-vous ou un événement

1. Pour dupliquer une Tâche, un Rendez-vous ou un Evénement, sélectionnez-le dans la liste (affichage

Liste).

2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].

La fenêtre correspondant à l’élément dupliqué s’affiche.

3. Effectuez vos modifications.

4. Cliquez sur [OK].

Effectuer une action sur une tâche, un rendez-vous ou un événement

Vous pouvez effectuer un certain nombre d’actions sur les tâches, les rendez-vous ou les événements :

• Rendre (une tâche par exemple) périodique,

• Tout afficher dans votre agenda,

• Marquer les éléments comme étant A faire, En cours ou Terminé. Le marquage signale que cet élément nécessite ou pas un suivi particulier.

• Activer/Désactiver l’alarme.