En bref. Une migration réussie repose sur trois décisions prises avant de commencer : jusqu’où remonter, que reprendre réellement, et que faire de l’ancien système. Reprendre tout est rarement utile et toujours coûteux.
Les trois décisions préalables
| Décision | Ce qu’elle implique |
|---|---|
| Jusqu’où remonter | Les durées légales de conservation fixent le minimum accessible, pas ce qui doit être migré |
| Que reprendre | Données vivantes — clients, articles, en-cours — plutôt que l’intégralité de l’historique |
| Sort de l’ancien système | Un accès en lecture conservé quelques mois vaut souvent mieux qu’une reprise exhaustive |
Ce qui se reprend presque toujours
- Le fichier clients et fournisseurs, avec les coordonnées et identifiants — le SIREN devient critique avec la facturation électronique.
- Le catalogue articles ou prestations, avec les prix et les taux de TVA.
- Les en-cours : factures non réglées, commandes en cours, devis valides.
- Les soldes d’ouverture, repris comptablement plutôt que ligne à ligne.
Ce qu’il vaut mieux ne pas reprendre
L’historique détaillé de plusieurs exercices se reprend rarement avec profit : le format ne correspond jamais parfaitement, la reprise introduit des erreurs, et la consultation reste possible depuis l’ancien système ou depuis les exports archivés. Conserver les exports au format normé et les PDF des documents émis répond à l’obligation sans polluer le nouvel outil.
Les durées applicables figurent dans notre article sur la sauvegarde comptable.
La séquence d’une migration
- Exporter depuis l’ancien système, avant toute résiliation.
- Nettoyer : doublons de clients, articles obsolètes, coordonnées périmées. Une migration est l’occasion unique de le faire.
- Importer un échantillon et vérifier le rendu avant l’import complet.
- Rapprocher les totaux : nombre d’enregistrements, soldes, en-cours.
- Basculer à une date propre, idéalement un début d’exercice ou de mois.
- Conserver l’accès à l’ancien système quelques mois, en lecture.
Le piège du calendrier
Migrer en pleine période de clôture ou de forte activité multiplie les risques. Le bon moment est une période creuse, avec une date de bascule nette. C’est aussi ce qui simplifie le travail du cabinet comptable, dont l’avis mérite d’être demandé avant de fixer la date — voir l’échange de données avec l’expert-comptable.
Ne pas résilier trop tôt
C’est l’erreur la plus coûteuse : résilier l’ancien abonnement avant d’avoir vérifié que tout est repris. Prévoyez un recouvrement d’un ou deux mois entre les deux systèmes. Le surcoût est modeste au regard d’un export impossible à refaire.
Les durées de conservation s’appliquent aux données reprises : leur détail.
La réversibilité se contractualise avant, jamais après : les points à prévoir.
L’export au format normé est le point de passage : la marche à suivre.
Questions fréquentes
L’éditeur doit-il fournir l’export ?
Cela dépend du contrat. C’est un point à vérifier avant de souscrire, pas au moment de partir — voir licence ou abonnement.
Combien de temps prévoir ?
Cela dépend du volume et de la propreté des données. Le nettoyage prend souvent plus de temps que l’import lui-même.
Peut-on migrer en cours d’exercice ?
Oui, avec une reprise des soldes à la date de bascule. Un début d’exercice reste plus simple.
Conclusion
Décidez d’abord jusqu’où remonter et ce qui vit encore. Exportez avant de résilier, nettoyez avant d’importer, et gardez l’ancien système accessible quelques mois.
Article d’information générale. Les fonctionnalités et les tarifs des logiciels évoluent rapidement : vérifiez-les auprès de l’éditeur avant toute décision, et faites valider l’adéquation à votre situation par votre expert-comptable.
